Chapter 5 · leçon 3 sur 3
CertaviaPurchase Orders pour générer un PO à partir des lignes d'une PR.Invoices pour importer les lignes d'un PO ou d'une réception dans une facture.Le processus d'approvisionnement dans Maximo Manage est une séquence structurée d'applications et d'actions, conçue pour optimiser la gestion des achats de biens et services. Il débute par une demande interne et se conclut par le paiement au fournisseur, en passant par des étapes de commande, de réception et de facturation. Cette architecture garantit une traçabilité complète et une conformité aux politiques d'achat de l'entreprise.
Chaque étape est gérée par une application dédiée, permettant une spécialisation des tâches et une meilleure maîtrise des données. L'intégration entre ces applications est fondamentale, car elle permet le transfert automatique d'informations et la validation croisée des données, réduisant ainsi les erreurs et les délais de traitement. La cohérence des données est assurée par des liens entre les enregistrements, tels que les numéros de PR, de PO et de facture.
| Application Maximo | Rôle principal | Actions clés | Impact sur le processus |
|---|---|---|---|
Purchase Requisitions | Création et approbation des demandes d'achat internes. | Créer PR, Approuver PR, Générer PO. | Initialise le besoin, consolide les demandes. |
Purchase Orders | Génération et gestion des bons de commande externes aux fournisseurs. | Copy PR Line Items to PO, Réviser PO, Approuver PO. | Formalise l'engagement d'achat, définit les termes. |
Receiving | Enregistrement de la réception physique des biens ou de la prestation des services. | Select Ordered Items, Select Ordered Services, Enregistrer réception. | Confirme la livraison, met à jour l'inventaire, permet la facturation. |
Invoices | Saisie et traitement des factures fournisseurs. | Copy PO Lines, Valider facture, Approuver facture. | Déclenche le processus de paiement, rapproche les coûts. |
La gestion opérationnelle de l'approvisionnement dans Maximo Manage est un processus séquentiel qui assure que les biens et services sont commandés, reçus et payés de manière efficace et conforme. Chaque étape est cruciale pour maintenir l'intégrité des données financières et d'inventaire.
Le processus débute souvent par une demande d'achat (PR) qui, une fois approuvée, est convertie en un ou plusieurs bons de commande (PO). Ces PO sont ensuite envoyés aux fournisseurs. À la réception des biens ou services, l'enregistrement précis dans Maximo est essentiel. Enfin, la facture du fournisseur est traitée, en la rapprochant des PO et réceptions correspondantes avant approbation pour paiement.
Purchase Requisitions, spécifiant les détails comme la quantité, la description, le site et l'organisation. Par exemple, une PR pour deux ordinateurs portables, un logiciel et des services de programmation (1000 heures chacun).Purchase Orders, l'action Copy PR Line Items to PO est utilisée pour transférer les lignes de la PR approuvée vers un nouveau PO. Plusieurs PO peuvent être créés à partir d'une seule PR si différents fournisseurs sont impliqués. Par exemple, un PO pour les ordinateurs, un autre pour le logiciel, et un troisième pour les services.Receiving est utilisée pour enregistrer la réception. L'utilisateur sélectionne le PO concerné, puis utilise les actions Select Ordered Items ou Select Ordered Services pour marquer les lignes comme reçues. Par exemple, la réception des deux ordinateurs et du logiciel.Invoices. L'action Copy PO Lines est utilisée pour importer les lignes du PO ou des réceptions correspondantes dans la facture. Cela permet de rapprocher la facture des commandes et des livraisons.ENTERED, APPROVED, PAID, suivent son cycle de vie.Le workflow de la facturation fournisseur est une étape critique du cycle d'approvisionnement, garantissant que les paiements sont effectués correctement et en temps voulu. Il implique plusieurs statuts de facture qui reflètent son avancement, de la création à l'approbation finale.
Ce processus assure la conformité financière et le rapprochement des dépenses avec les commandes et les réceptions. La capacité de Maximo à lier directement les factures aux bons de commande et aux enregistrements de réception est fondamentale pour l'audit et la gestion des coûts.
Un piège courant est de créer une facture dans l'application Invoices sans utiliser l'action Copy PO Lines pour lier les lignes de commande ou de réception. Cela peut entraîner des factures non rapprochées, des erreurs de paiement, et une difficulté à suivre les coûts réels par rapport aux commandes. Maximo est conçu pour l'intégration, et ignorer cette fonctionnalité brise la chaîne de traçabilité.
Lors de la réception d'articles ou de services, il est crucial de distinguer une réception partielle d'une réception complète. Si un PO de 100 unités est reçu en deux fois (50 puis 50), chaque réception doit être enregistrée séparément dans l'application Receiving. Ne pas le faire, ou enregistrer la totalité dès la première livraison partielle, peut fausser les niveaux d'inventaire et compliquer le rapprochement avec la facture finale qui pourrait arriver après la livraison complète.
Les unités de mesure (UoM) doivent être cohérentes tout au long du processus d'achat. Si un article est commandé en "paquets" mais reçu en "unités", ou si la facture utilise une UoM différente, cela peut entraîner des erreurs de quantité et de coût lors du rapprochement. Maximo permet de définir des UoM spécifiques, mais la vigilance est de mise lors de la saisie et de la vérification des données à chaque étape.
L'action clé est Copy PR Line Items to PO, disponible dans l'application Purchase Orders. Elle permet de transférer les détails des lignes de la PR vers un nouveau PO, assurant ainsi la continuité des informations.
Maximo utilise l'action Copy PO Lines dans l'application Invoices. Cette action permet d'importer les lignes d'un bon de commande (PO) ou d'une réception directement dans la facture, facilitant ainsi la vérification et le rapprochement des quantités et des coûts.
Les trois applications principales sont Purchase Requisitions (pour les demandes internes), Purchase Orders (pour les commandes externes aux fournisseurs), Receiving (pour l'enregistrement des livraisons) et Invoices (pour le traitement des factures fournisseurs).