Chapter 5 · leçon 1 sur 3
CertaviaPurchase Contracts — L'application principale pour gérer les accords avec les fournisseurs externes, spécifiant les articles, services, coûts, délais de livraison et termes financiers.Blanket contract — Un type de contrat d'achat qui établit un budget prédéterminé à dépenser avec un fournisseur sur une période donnée, souvent utilisé pour des achats récurrents.Master Contracts — Des contrats généraux qui peuvent être utilisés comme modèles ou pour regrouper plusieurs contrats spécifiques, créés dans l'application Master Contracts.Warranty Contracts — Des contrats liés à l'achat d'un ASSET, détaillant la couverture de garantie et les conditions, gérés dans l'application Warranty Contracts.Software Contracts — Des accords pour les licences logicielles, incluant les articles, services, coûts, délais et informations du fournisseur, gérés dans l'application Software Contracts.Extendable, Condition for Extension et Extension Period permettent de définir la durée et les modalités de prolongation d'un contrat.Acceptance Period, Acceptance Loss et Shipping Loss définissent les responsabilités de l'acheteur concernant la réception et les dommages des articles.Organizations pour s'adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise.La gestion des contrats dans Maximo Manage est une composante essentielle de la chaîne d'approvisionnement et de la gestion des actifs. Elle permet aux organisations de formaliser et de suivre les accords avec les fournisseurs pour l'achat de biens et de services, la gestion des garanties et les licences logicielles. Cette architecture est conçue pour offrir une flexibilité maximale, permettant la création de divers types de contrats adaptés à des besoins métier spécifiques.
Au cœur de cette architecture se trouvent plusieurs applications dédiées, chacune gérant un aspect particulier des contrats. Cette modularité assure une séparation claire des responsabilités et une configuration précise des termes contractuels, des conditions financières aux clauses d'extension et de résiliation. La capacité à définir des types de contrats personnalisés via l'application Organizations souligne l'adaptabilité de Maximo aux environnements complexes.
Organizations permet de définir des types de contrats personnalisés qui sont ensuite gérés par des applications spécifiques comme Purchase Contracts, Master Contracts, Warranty Contracts et Software Contracts, chacun ayant des fonctions et des liens distincts.Maximo Manage offre une gamme diversifiée de types de contrats, chacun conçu pour répondre à des besoins spécifiques en matière d'approvisionnement, de gestion des actifs et de licences logicielles. Comprendre les distinctions entre ces types est crucial pour une configuration et une utilisation efficaces du système. Cette table compare les principales caractéristiques et l'objectif de chaque type de contrat standard.
Bien que les administrateurs puissent créer des types de contrats personnalisés, ces quatre catégories représentent les fondations sur lesquelles la gestion contractuelle est bâtie dans Maximo, permettant une approche structurée des engagements avec les fournisseurs et les obligations internes.
| Type de Contrat | Application de Création | Objectif Principal | Caractéristiques Clés |
|---|---|---|---|
Purchase Contract | Purchase Contracts | Maintenir les accords d'achat avec les fournisseurs externes. | Spécifie articles, services, coûts, délais de livraison, termes financiers, informations fournisseur. Peut inclure des Blanket contract. |
Blanket contract | Purchase Contracts | Accord pour dépenser un montant prédéterminé avec un fournisseur sur une période. | Nécessite un montant budgétaire, utilisé pour des PO de type "release". |
Master Contract | Master Contracts | Contrat général ou modèle pour regrouper ou servir de base à d'autres contrats. | Peut être étendu, contient des conditions d'extension et des périodes. |
Warranty Contract | Warranty Contracts | Détaille la couverture de garantie pour un ASSET acheté. | Généralement sans coûts associés, peut être une garantie étendue. |
Software Contract | Software Contracts | Gérer les licences logicielles et leurs termes. | Spécifie articles, services, coûts, délais, termes financiers et informations fournisseur pour les licences. |
La configuration des contrats dans Maximo Manage est un processus détaillé qui implique la définition de nombreuses propriétés pour s'assurer que l'accord reflète précisément les termes convenus avec le fournisseur. Chaque contrat, qu'il soit d'achat, maître, de garantie ou de logiciel, possède un ensemble de propriétés qui régissent son comportement et ses implications financières et logistiques.
Ces propriétés sont accessibles via les applications de gestion des contrats et permettent une personnalisation poussée. Par exemple, pour un contrat d'achat, il est possible de spécifier des conditions d'inspection pour chaque ligne d'article, tandis que pour un contrat maître, les options d'extension sont primordiales. La bonne configuration de ces propriétés est essentielle pour automatiser les processus et minimiser les risques.
Extendable, Condition for Extension et Extension Period (en jours) sont cruciaux. Ils déterminent si et comment un contrat peut être automatiquement ou manuellement prolongé.Acceptance Period (en jours), Acceptance Loss et Shipping Loss définissent la période pendant laquelle l'acheteur doit accepter les articles reçus et sa responsabilité en cas de perte pendant l'acceptation ou l'expédition.Purchase Contracts, il est possible de configurer que toutes les lignes du contrat nécessitent une inspection. Cette configuration est souvent liée aux paramètres du fournisseur et assure le contrôle qualité.Vendor Termination Allowed indique si le fournisseur est autorisé à résilier le contrat avant sa date d'expiration prévue, ajoutant une couche de flexibilité ou de risque.Organizations permet aux administrateurs système de créer et de gérer un nombre illimité de types de contrats personnalisés, offrant une grande adaptabilité aux besoins spécifiques de l'entreprise.Un exemple concret pourrait être un Blanket contract pour l'achat de fournitures de bureau. Ce contrat pourrait avoir un budget de 50 000 € sur une année, avec une Extension Period de 30 jours et une Acceptance Period de 5 jours. Si le fournisseur est ajouté au contrat, toutes les lignes pourraient être configurées pour exiger une inspection, garantissant la qualité des livraisons. La gestion de ces détails permet une exécution fluide des opérations d'approvisionnement.
Le cycle de vie d'un contrat d'achat dans Maximo Manage suit un cheminement structuré, de sa création à sa clôture, en passant par son approbation et son exécution. Ce processus garantit que tous les termes et conditions sont respectés et que les transactions associées sont correctement enregistrées. La gestion des statuts est fondamentale pour suivre la progression du contrat et déclencher les actions appropriées.
Chaque étape du cycle est cruciale pour maintenir la conformité, gérer les dépenses et assurer une relation efficace avec les fournisseurs. Les statuts tels que WAPPR (Waiting for Approval), APPR (Approved), et CLOSED (Closed) sont des indicateurs clés de l'état du contrat et de son impact sur les opérations d'approvisionnement.
Blanket contract et Purchase Contract standard
Les candidats peuvent confondre un Blanket contract avec un Purchase Contract générique. Un Blanket contract est un type spécifique de Purchase Contract qui implique un engagement budgétaire prédéterminé avec un fournisseur sur une période donnée. Il est conçu pour des achats récurrents et génère des PO de type "release". Ne pas le distinguer d'un contrat d'achat ponctuel peut entraîner des erreurs dans la gestion des budgets et des commandes.
Il est facile d'oublier que Maximo permet une flexibilité dans la définition des types de contrats. Les candidats pourraient penser que seuls les types de contrats prédéfinis (achat, maître, garantie, logiciel) sont disponibles. Cependant, l'administrateur système peut définir un nombre illimité de types de contrats via l'application Organizations. Ignorer cette capacité peut limiter l'adaptabilité de la solution aux besoins métier spécifiques et complexes d'une organisation.
Les propriétés telles que Acceptance Period, Acceptance Loss et Shipping Loss sont cruciales pour définir les responsabilités de l'acheteur. Un piège courant est de mal interpréter ces champs, ce qui peut avoir des implications financières et légales importantes. Par exemple, ne pas comprendre que cocher Acceptance Loss rend l'acheteur responsable des pertes pendant la période d'acceptation peut entraîner des litiges ou des coûts imprévus.
Purchase Contract et un Master Contract dans Maximo Manage ?Un Purchase Contract est un accord direct avec un fournisseur pour l'achat de biens ou de services spécifiques, incluant les coûts et les délais. Un Master Contract est un contrat général ou un modèle qui peut être utilisé comme base pour d'autres contrats ou pour regrouper plusieurs accords, sans nécessairement impliquer des transactions directes d'achat.
Les propriétés clés sont Extendable, Condition for Extension et Extension Period. Elles sont configurées dans les applications de gestion des contrats, notamment pour les Master Contracts, et déterminent si et comment un contrat peut être prolongé, ainsi que la durée de cette prolongation en jours.
Maximo utilise les propriétés Acceptance Period, Acceptance Loss et Shipping Loss. L'Acceptance Period définit le délai pour accepter les articles, tandis que Acceptance Loss et Shipping Loss indiquent si l'acheteur est responsable des pertes survenues pendant l'acceptation ou l'expédition, respectivement.
Un administrateur système peut définir des types de contrats personnalisés via l'application Organizations. C'est important car cela offre une flexibilité illimitée pour adapter la gestion des contrats aux besoins spécifiques et uniques d'une organisation, au-delà des types de contrats standard prédéfinis par Maximo.