Configurer les options Organization (niveau Org)

Section 26% Architecture

Illustration de la leçon 3.1 — Architecture multi-Organization Maximo Manage

Objectifs IBM

Identifier les conditions business qui justifient la création de plusieurs Organizations dans une base Maximo Manage.
Reconnaître les champs obligatoires d'un record Organization avant le premier save.
Décrire la finalité des Sets (Item Set + Company Set) et leur rôle de référentiels partagés entre Organizations.
Identifier les prérequis data pour passer du statut Saved au statut Active sur une Organization.
Distinguer les niveaux de stockage Maximo (System, Set, Organization, Site) et savoir où chaque entité métier réside.

Points clés

Architecture multi-niveaux — Maximo segmente ses données sur 4 niveaux : System (global), Set (Item Set + Company Set), Organization (entité légale), Site (unité opérationnelle).
Multi-Org quand — devises de base différentes (Base Currency 1), catalogues items distincts, listes vendors séparées, règles GL radicalement différentes. Une Org = quasi-entité légale autonome.
Champs Save Org obligatoires — Base Currency 1, Item Set, Company Set. Sans ces 3, le bouton Save reste grisé.
Sets = data sharing fermé — uniquement 2 types : Item Set (catalogue Item Master partagé) et Company Set (vendors / manufacturers partagés). Pas d'Asset Set, pas de Location Set.
Save vs Activate — Save crée le record Inactive ; Activate exige au moins un Site enfant avec Default Storeroom assigné.
Site-level data — Assets, Locations, Work Orders, Inventory, Purchasing scopés par Site (clé composite ASSETNUM + SITEID).
Org-level data — Hazards, Vendors (record principal), Chart of Accounts, GL segments, Workflow PRs, Autonumbering scopés par Organization.
System-level data — Classifications, Domains, Persons (avant assignation à un Site), Currencies — globaux, partagés par toutes les Orgs.

Démonstration guidée

Creating Multi Organizations & Sites — Part 1

MAS 8/9 à confirmer

Architecture des niveaux de stockage

Le modèle Maximo applique un principe rigoureux : chaque entité métier est rangée à un niveau précis qui détermine sa portée de partage. Ce choix est structurel et ne peut pas être contourné — il découle directement du data model relationnel (présence ou absence de SITEID et ORGID sur la table).

Concrètement, plus on descend dans la hiérarchie, plus la portée se restreint : une donnée System est visible par tout l'enterprise ; une donnée Set est partagée par les Orgs qui y sont liées ; une donnée Organization reste cloisonnée à cette seule Org ; une donnée Site n'existe que pour ce Site précis.

Hiérarchie de stockage Maximo Manage : 4 niveaux concentriques. Plus on descend, plus la portée est restreinte. Une donnée System est visible par tous les users (sous réserve des Security Groups) ; une donnée Site n'est visible que dans ce Site précis sauf autorisation cross-Site explicite.

Comparaison des niveaux

Les 4 niveaux de stockage Maximo Manage et leur portée
Niveau	Clé composite	Exemples d'entités	Partage entre Orgs
`System`	(aucune)	Classifications · Domains · Persons · Currencies	Total
`Set`	`ITEMSETID` · `COMPANYSETID`	Item Master · Companies (vendors)	Sélectif (1 Set partagé par N Orgs)
`Organization`	`ORGID`	Hazards · Chart of Accounts · Autonumbering · GL	Aucun (cloisonné par Org)
`Site`	`ORGID` + `SITEID`	Assets · Locations · Work Orders · Inventory · PO	Aucun (cloisonné par Site)

Plus on descend dans la hiérarchie, plus la portée de partage se restreint. Le placement d'une entité dépend de sa nature : référentiel global → System ; référentiel partagé entre Orgs → Set ; configuration légale/comptable → Organization ; opérationnel transactionnel → Site. Cette règle est structurelle et ne peut pas être contournée — elle découle directement de la présence ou absence de SITEID et ORGID sur la table sous-jacente.

Item Set + Company Set — les deux piliers du data sharing

Maximo n'autorise qu'une seule forme de partage entre Organizations : les Sets. Le modèle est volontairement fermé à 2 types stricts, qu'aucune customisation ne peut étendre :

Item Set — référentiel Item Master (codes items, descriptions, specifications, rotating items, item assembly structures). Une Organization référence exactement 1 Item Set ; un Item Set peut être référencé par N Organizations.
Company Set — référentiel Companies (vendors, manufacturers, contacts, contracts source). Même cardinalité : 1 Org → 1 Company Set ; 1 Company Set → N Orgs.

Ce design force une gouvernance claire : on peut centraliser « quoi est acheté » (items + vendors) tout en isolant « où ni comment » (assets, opérations, comptabilité). C'est le contrat IBM Docs : « You must associate each organization with only one company set... only one item set. »

Conséquence pratique : avant de créer la première Organization de votre déploiement, vous devez créer au moins 1 Item Set et 1 Company Set vides. La validation Maximo bloque sinon le save initial.

Cycle de vie d'une Organization

La séquence Save → Activate suit un chemin strict imposé par les validations ORM Maximo. Les transitions ne sont pas négociables — c'est une porte verrouillée pour éviter les transactions orphelines (WO sans contexte, MR sans destination, Inventory sans Storeroom).

Lifecycle Organization Maximo : 4 transitions clés. Chaque transition est gardée par une règle d'intégrité (présence des prérequis). Une fois Active, une Org peut être désactivée temporairement (Inactive) sans perte de données — utile lors des migrations ou réorganisations.

Exemples canoniques IBM

Exemple 1 — Utilities + Fleet partageant les vendors (référence IBM Docs Planning for Multiple Sites) : entreprise avec opérations utilités et flotte de véhicules basées à Denver. Les vendors sont communs (mêmes fournisseurs pour les deux), mais les items sont radicalement différents (transformateurs vs. pneus).

2 Organizations : UTIL et FLEET
3 Sites : UTIL-DENVER, UTIL-LARAMIE, FLT-DENVER
1 Company Set partagé entre les 2 Orgs
2 Item Sets distincts (un par Org)

Exemple 2 — Production US + RSA partageant items et vendors : production manufacturing identique aux États-Unis et en Afrique du Sud, mêmes pièces, mêmes fournisseurs, mais entités légales et devises distinctes.

2 Organizations : USORG (Base Currency = USD) et RSAORG (Base Currency = ZAR)
2 Sites par Org (maintenance + IT service desk)
1 Item Set partagé (mêmes pièces de production)
1 Company Set partagé (mêmes fournisseurs internationaux)

Pièges IBM

Les 5 confusions les plus fréquentes sur les Organizations / Sites / Sets à l'examen :

Piège 1 — confondre « ajouter une devise » avec « créer une Org ». Si seule la devise diffère sans changement de catalogue ni de vendor, une Currency additionnelle dans la même Org peut suffire (Base Currency 2).
Piège 2 — penser qu'un Asset Set existe. Faux : seuls Item Set et Company Set existent dans Maximo. Les Assets sont strictement Site-scoped.
Piège 3 — croire qu'on peut activer une Org sans Site. Faux : Activate requiert au minimum 1 Site avec Default Storeroom assigné.
Piège 4 — placer Locations au niveau Organization. Faux : les Locations héritent obligatoirement d'un SITEID. Pas de Location partagée entre Sites.
Piège 5 — confondre Security Groups avec multi-Org. Les Security Groups opèrent cross-Organization et n'imposent jamais une nouvelle Org.

Cartes mémoire

Q. Quels sont les 3 champs obligatoires pour sauver une Organization pour la première fois ?

Afficher la réponse

Base Currency 1, Item Set, Company Set. Sans ces 3 valeurs, le bouton Save reste grisé. Default Site, Clearing Account et structures GL se configurent ensuite, après le save initial.

Q. Quelle est la séquence lifecycle complète d'une Organization, du nouveau record jusqu'à l'activation ?

Afficher la réponse

1. Populer les 3 prérequis (Base Currency 1 + Item Set + Company Set) → 2. Save (insert dans MAXORG, statut Inactive) → 3. Créer au moins 1 Site avec Default Storeroom → 4. Cocher le flag Active. Ordre inverse impossible : les validations ORM bloquent toute désynchronisation.

Q. À quel niveau de stockage résident les Assets et les Locations ?

Afficher la réponse

Niveau Site. Clé composite ASSETNUM + SITEID pour les Assets, LOCATION + SITEID pour les Locations. Deux Sites différents peuvent porter un Asset PUMP-001 sans collision — chaque Site a son propre namespace opérationnel.