Configurer les options Organization (niveau Site)

Section 26% Configuration

Illustration de la leçon 3.2 — Options Site-level dans Organizations app

Objectifs IBM

Décrire où les options applicatives Site-level sont configurées dans Maximo Manage.
Identifier où l'autonumbering est paramétré (Système / Organization / Site) et la précédence appliquée.
Reconnaître les options Site-level vs Org-level dans l'app Organizations.
Identifier où configurer les exigences de Shipment pour les transferts inter-site.
Identifier où activer la création automatique de réservations à l'approbation d'un WO.
Maîtriser la procédure de désactivation d'un Site (Make Inactive vs Delete).

Points clés

App centrale — Organizations app héberge à la fois les options Org-level et Site-level via le menu Select Action. La granularité est explicite par item du menu.
Autonumbering 3 niveaux — actions System Level Autonumber Setup, Organization Level Autonumber Setup, Site Level Autonumber Setup dans Organizations app. Précédence : Site > Org > System.
Désactivation Site — action Make Inactive sur le record Site (champ SITE.ACTIVE = N). Aucune suppression possible si transactions historiques existent.
Shipment Required — Inventory Options par Site. Force le workflow Issue → Transit → Receive pour les transferts inter-site.
Auto-reserve on APPR — Work Order Options → Reservation Requirements par Site. Trigger : passage du WO à status APPR.
Default Insert Site — propriété user (DEFAULTSITE sur MAXUSER), pas Site-level config. À ne pas confondre avec Default Storeroom.
Default Storeroom — checkbox au niveau Storeroom (INVENTORY.DEFSTOREROOM) pour marquer le storeroom par défaut du Site. Utilisé par Material Requisitions self-service.
Workflow Settings — par Org dans Organizations. Définit les workflows automatiques (auto-init, auto-route).

Démonstration guidée

Creating Multi Organizations & Sites — Part 2

MAS 8/9 à confirmer

Site-level vs Org-level — où chaque option vit

Le menu Select Action de l'app Organizations est la console centrale pour toutes les options de configuration. Chaque action est explicitement étiquetée Org-level ou Site-level dans son titre — la lecture rapide du menu permet d'identifier la portée. Cette séparation est structurelle : un changement Org-level affecte tous les Sites de l'Org ; un changement Site-level n'affecte qu'un Site précis.

La règle métier sous-jacente : ce qui touche à la politique opérationnelle locale (réservations auto, shipment workflow, calendars d'ouverture) est Site-level pour permettre aux différents sites de fonctionner avec leurs propres process. Ce qui touche à la politique légale ou comptable (Chart of Accounts, GL segments, Tax codes, Workflow Settings) est Org-level pour assurer la cohérence dans toute l'entité.

Le menu Select Action de l'app Organizations expose 2 catégories d'options. Org-level (jaune) impacte toute l'Organization ; Site-level (vert) ne touche qu'un Site précis. Cette dualité permet de mixer les politiques globales (comptables) avec les politiques locales (opérationnelles).

Cartographie des options — où chaque chose se configure

Options de configuration courantes — lieu et portée
Option	App / Action	Portée	Effet
Autonumber seeds	`Organizations` > System / Org / Site Level Autonumber Setup	System · Org · Site	Précédence Site > Org > System
Auto-reserve on APPR WO	`Organizations` > Work Order Options > Reservation Requirements	Site	INVRESERVE rows à l'approbation du WO
Shipment Required (transferts inter-site)	`Organizations` > Inventory Options	Site	Force workflow Issue → Transit → Receive
Tax codes / rates	`Organizations` > Taxes	Org	Cohérence comptable inter-Sites
Chart of Accounts / GL segments	`Chart of Accounts` app · GL Account Config dans Organizations	Org	Structure comptable
Workflow Settings	`Organizations` > Workflow Settings	Org	Auto-init / auto-route processes
Make Site Inactive	`Organizations` > Sites sub-tab > décocher Active	Site	Bloque nouvelles transactions, préserve historique
Default Insert Site (user)	`Users` app > record user	User	Site auto-affecté aux records créés par cet user
Default Storeroom (Site)	`Storerooms` app > record storeroom > checkbox Default	Storeroom (Site-scoped)	MR self-service insère ce storeroom par défaut

Mémorisation cible : pour chaque option, identifier (1) l'app, (2) l'action / sub-tab, (3) la portée. À l'examen, IBM teste typiquement la localisation d'une option (« Where do you configure X ? ») — connaître ce tableau évite les erreurs D6 (Mauvaise-app).

Hiérarchie de précédence Autonumbering

L'autonumbering Maximo applique une règle de précédence stricte au moment où un nouveau record numéroté est créé (WO, PO, PR, Asset, Inventory, etc.). Le système cherche un seed configuré dans cet ordre : (1) Site, (2) Organization, (3) System. Le premier trouvé l'emporte. Cette hiérarchie permet aux administrateurs de segmenter les numéros par site (ex: WO-NYC-00001 vs WO-LA-00001) tout en gardant un fallback global pour les Sites sans configuration spécifique.

L'hiérarchie de fallback est descendante du plus spécifique (Site) au plus général (System). Configurer uniquement au niveau System suffit pour démarrer ; ajouter des seeds Site permet de différencier visuellement les records par localisation.

Désactivation d'un Site — Make Inactive vs Delete

Maximo n'autorise jamais la suppression d'un Site qui possède des transactions historiques. La table SITE a une contrainte référentielle FK vers WORKORDER.SITEID, ASSET.SITEID, INVENTORY.SITEID, etc. Un DELETE viole cette FK et est refusé par l'ORM.

La méthode officielle pour retirer un Site d'usage est Make Inactive (champ SITE.ACTIVE = N). Effets immédiats :

Le Site disparaît du dropdown Select Insert Site de tous les users.
Aucune nouvelle transaction (WO, PM, PO, Inventory) ne peut être créée pour ce Site.
Les records historiques restent intacts et consultables via searches Site = "retired".
L'audit trail (TLOAM), la comptabilité (cost history) et les métriques pluriannuelles (MTBF, KPI) sont préservés.

Cette approche est cohérente avec le principe ISO 55000 « cradle-to-grave traceability » et les exigences SOX/IFRS de conservation des écritures.

Pièges IBM

Les 5 confusions les plus fréquentes sur les options Site-level à l'examen :

Piège 1 — chercher l'autonumbering dans System Properties ou Database Configuration. Faux : c'est exclusivement dans Organizations app via 3 actions Select Action. Le piège mental : autonumbering « semble » global, donc on extrapole vers System Properties — erreur D1 Hérité (avant Maximo 7.5).
Piège 2 — confondre Default Insert Site (user-level, app Users) avec Default Storeroom (Storeroom-level, app Storerooms). Les deux contiennent le mot « default » mais opèrent sur des entités différentes.
Piège 3 — penser qu'on peut supprimer un Site retiré. Faux : impossible si transactions existent. Seule action légale : Make Inactive.
Piège 4 — placer Tax codes au niveau Site. Faux : Tax codes / rates sont Org-level pour cohérence comptable. Site-level pour Tax serait un cauchemar de réconciliation comptable.
Piège 5 — supposer que Auto-reserve se déclenche à WAPPR. Faux : trigger = APPR. Confusion classique entre les statuts WO du workflow.

Cartes mémoire

Q. Comment désactive-t-on un Site retraité tout en conservant son historique ?

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Action Make Inactive dans Organizations app > Sites sub-tab. Décocher la checkbox Active. Le Site disparaît du dropdown de sélection mais ses records (WOs, Assets, Inventory) restent intacts et consultables.

Q. Où configure-t-on les autonumber seeds pour WONUM ?

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Organizations app > Select Action menu > System Level Autonumber Setup ou Organization Level Autonumber Setup ou Site Level Autonumber Setup selon la portée souhaitée. Précédence : Site > Org > System.

Q. Quelle est la différence entre Default Insert Site et Default Storeroom ?

Afficher la réponse

Default Insert Site = propriété user (app Users), Site auto-affecté aux records créés par cet user. Default Storeroom = propriété storeroom (app Storerooms), checkbox qui marque le storeroom par défaut du Site pour les Material Requisitions self-service.